หน าจอและการพ มพ ข อความ

Transcription

1 1 หน าจอและการพ มพ ข อความ บทนา โปรแกรม Microsoft Excel ค ออะไร โปรแกรม Microsoft Excel เป นโปรแกรมหน ง ท จ ดอย ในช ด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel ม ช อเส ยงในด าน การค านวณเก ยวก บต วเลข และการท าบ ญช ต าง ๆ การท างานของโปรแกรม ใช ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวต ง (columns) เป นหล ก ซ งเราเร ยกโปรแกรมในล กษณะน ว าเป น Spread Sheet บางคนใช โปรแกรม MS Excel สาหร บการพ มพ ตาราง การพ มพ รายการส งของ ต าง ๆ ท ม การรวมเง น หร อต วเลข หร อม การค านวณอย างง าย บางคนใช โปรแกรมน เพ อว เคราะห แบบสอบถาม หาค าเฉล ย และค าสถ ต ต าง ๆ เป นต น Excel 2010 เป นร น 14 (Version 14) แตกต างไปจากร น Excel 2003 ในเร อง ร ปแบบ โดยเฉพาะปร บเปล ยนหน าจอ จากการใชเมน ชน ด Drop down เป นการใช ร บบ น (Ribbon) ค าส งต าง ๆ จะจ ดอย บนแถบร บบ น แทนการใชเมน แบบเก า หล กการของโปรแกรม Excel ไฟล ของ Excel เปร ยบเสม อนหน งส อ 1 เล ม ท ประกอบไปด วยหน า หลาย ๆ หน า ไฟล ของ Excel เร ยกว าเป นสม ดงาน (Workbook) และในแต ละหน า เร ยกว า เป น แผ นงาน (Worksheet) ในแต ละแผ นงาน จะแบ งออกเป นตาราง ซ งประกอบไปด วย บทท 1 หน าจอและเมน -1- ทองจ ล ข นขาว

2 ช องตาราง จ านวนมาก ซ งเร ยกว า เซลล (Cell) เซลล ค อส วนต ดก นของแถวและ คอล มน ใน แผ นงานหน ง ๆ ของ Excel 2010 จะม แถวท งหมด 1,048,576 แถว และ จะม คอล มน ท งหมด จานวน 16,384 คอล มน โดยเร ยงช อตามต วอ กษร ภาษาอ งกฤษ ต งแต A จนถ ง Z และ ต อด วย AA จนถ ง AZ, BA จนถ ง BZ ไปจนถ ง XFD และในสม ดงานหน ง ๆ จะม แผ นงานได จ านวนมาก ข นอย ก บหน วยความจ าท ม อย ในเคร องคอมพ วเตอร เคร องน น ๆ ในแต ละช องตาราง หร อ Cell จะบรรจ ข อม ลต าง ๆ เราพ มพ ข อม ลลงในช องตาราง แต ละช อง เช นพ มพ ข อความ พ มพ ต วเลข เป นต น เม อเวลาจะอ างอ งถ งข อม ล เราก อ างอ งถ ง ช องตาราง โดยการระบ คอล มน และแถว เช น B4 หมายถ งช องตารางท ตรงก บ คอล มน B และ แถวท 4 ด งภาพ ร ปแบบของช องตาราง (Cell) จะเป นต วก าหนด ร ปแบบ ของข อม ลท อย ใน Cell น น ๆ เช น ถ าเราต องการเปล ยนขนาดต วอ กษร เปล ยนส ต วอ กษร เปล ยน font ต วอ กษรของข อความ เราจะต องคล กเล อก Cell ท ข อความน นอย จากน นจ งกาหนด ล กษณะได ถ าเป นต วเลข ก ท านองเด ยวก น ค อ เราจะคล ก Cell น น ๆ ก อน แล วจ ง ก าหนดค ณล กษณะ หร อ property เช น ให ม ทศน ยมก ต าแหน ง เป นต น หร อแม แต การก าหนดส พ น เส นกรอบ ต าง ๆ เหล าน ก ไปก าหนดท ค ณล กษณะของเซลล หร อ Cell property ต วอย างข างล างน เป นการเปล ยนขนาดและ ชน ดต วอ กษร (font) ของข อความ ใน เซลล B2 บทท 1 หน าจอและเมน -2- ทองจ ล ข นขาว

3 แบบฝ กห ดท 1 ให ท านพ มพ ข อม ลต อไปน ลงใน Sheet1 ให ถ กต าแหน ง แบบฝ กห ดท 2 ต าแหน ง ข อม ล A1 55 B5 66 C15 77 F8 88 G12 99 F E9 200 ให ท านพ มพ ข อม ลต อไปน ลงใน Sheet2 ให ถ กต าแหน ง ต าแหน ง C8 11 F4 22 G10 33 F8 44 B12 55 H10 66 J5 77 ข อม ล บทท 1 หน าจอและเมน -3- ทองจ ล ข นขาว

4 หน าจอของ MS Excel หน าจอของ Excel 2010 ม ส วนประกอบหล กท ควรร จ ก ด งน แถบเคร องม อด วน แถบร บบ น แถบสถานะ กล องช อ ช อแผ นงาน แถบส ตร เค าโครงหน ากระดาษ แถบร บบ น บทท 1 หน าจอและเมน -4- ทองจ ล ข นขาว

5 แถบร บบ น ค อบร เวณท รวมค าส งต าง ๆ ของโปรแกรมไว โดยจ ดเป นกล ม ๆ รวมก น เร ยกว า แท บ (tabs) ในแต ละแท บแบ งออกเป นกล ม โดยม ช อกล มอย ด านล าง และ และในแต ละกล มจะรวมคาส งท ม กจะใช ด วยก นไว ด วยก น เพ ออ านวยความสะดวกใน การใช งาน แท บของ Excel 2010 ประกอบด วย 7 แท บหล ก และแท บพ เศษ 1 แท บ แฟ ม แท บแฟ ม เป นแท บพ เศษไม ถ อเป นแถบบนร บบ นเพราะใช จ ดการ เก ยวก บไฟล หร อแฟ ม เช น การเป ด-ป ดไฟล การสร างไฟล ใหม การบ นท ก ไฟล ตลอดจนการต งค าต วเล อกต าง ๆ เป นต น หน าแรก เป นแท บท รวมล กษณะการใช งานท ว ๆ ไป เช น การค ดลอก การ วาง การก าหนดต วอ กษร การจ ดร ปแบบ การกรองข อม ล ตลอดจนการค นหา ข อม ล เป นต น แทรก เป นแท บสาหร บแทรก ตาราง ภาพ ร ปร างอ ตโนม ต อ กษรศ ลป ส ญล กษณ การเช อมโยง เป นต น เค าโครงหน ากระดาษ เป นแท บสาหร บการต งค ากระดาษเพ อพ มพ ออกทาง เคร องพ มพ เช น ต งระยะขอบกระดาษ ก าหนดขนาดกระดาษ พ มพ แนวต ง หร อแนวนอน เป นต น ส ตร ใช แท บน เม อต องการค านวณค าต าง ๆ เช น การรวม การเร ยกใช ส ตร ของ Excel เป นต น ข อม ล แท บน ใช สาหร บการร บข อม ลจากภายนอกเพ อมาว เคราะห ใน Excel เช น นาข อม ลจาก ฐานข อม ล Access เป นต น นอกจากน ย งใช สาหร บการ จ ดการก บข อม ลจ านวนมาก ๆ เช น การเร ยงข อม ล การกรองข อม ล การจ ด กล มข อม ล เป นต น ตรวจทาน เป นแท บหร บการตรวจต วสะกดการ นต ตลอดจนการจ ดการ เก ยวก บแผ นงาน เช น การป องก นการแก ไขข อม ลบนแผ นงาน เป นต น ม มมอง เป นแท บสาหร บแสดงแผ นงานในม มมองต าง ๆ เช น แบบปกต แบบ เต มหน า ก าหนดให ม หร อไม ม เส นตาราง ย อ/ขยาย ตลอดจนการแบ งหน าจอ ออกเป นส วน ๆ เป นต น ร บบ นสามารถย อ/ขยาย เพ อให ม พ นท ทางานมากข น การย อร บบ นให คล กป มย อ ร บบ น/ขยายร บบ น ซ งอย บร เวณม มขวาด านบนของแถบร บบ น ด งภาพ บทท 1 หน าจอและเมน -5- ทองจ ล ข นขาว

6 แถบเคร องม อด วน แถบเคร องม อด วน เป นแถบท รวมค าส งท ม กใช บ อย ๆ เราสามารถเพ มเคร องม อใน แถบเคร องม อด วนน ได และสามารถย ายต าแหน งให ไปอย ด านล างร บบ น เพ อให คล กได สะดวกมากย งข นได สาหร บ ย อ/ขยายหน าจอ หร อ ป ดโปรแกรม Excel สาหร บบ นท กไฟล ถ าเป นการบ นท กคร งแรก โปรแกรมจะถามช อและท อย ท จะบ นท กไฟล ถ าเป นการบ นท กซ า โปรแกรมจะบ นท กข อม ลในช อและตาแหน ง เด ม โดยจะท บข อม ลเด มก อนการบ นท กคร งน น ๆ สาหร บการยกเล กการกระท า(Undo) ถ าต องการยกเล กการกระท า หลายคร ง ให กดสามเหล ยมข างล กศร เพ อคล ด รายการท ต องการเล กกระท า ย อนหล ง สาหร บการท าซ า(Redo) ป มน ไม ท างานถ าย งไม ม การยกเล กการ กระท า ถ าต องการท าซ าหลายคร ง ให กดสามเหล ยมข างล กศร เพ อคล ด รายการท ต องการท าซ า สาหร บเพ มค าส งหร อเปล ยนต าแหน งของแถบเคร องม อด วน เม อคล กจะ ม ค าส งให เล อก เพ มเข าในแถบเคร องม อด วน หร อน าค าส งท ไม ต องการใช งานออก จากแถบเคร องม อด วน หร อย ายต าแหน งแถบเคร องม อด วน ด งน บทท 1 หน าจอและเมน -6- ทองจ ล ข นขาว

7 แถบส ตร เป นส วนท ใช สาหร บป อนข อความในเซลล หร อเข ยนส ตร ในขณะพ มพ หร ออย ใน สภาวะ หร อโหมดการป อนค า หร อโหมดการแก ไข จะเก ดเคร องหมายผ ด และ เคร องหมายถ ก ด งน สาหร บเร ยกใช งานส ตรของ Excel คล กเพ อตกลง และออกจากโหมดป อนค า หร อโหมดแก ไข ม ความหมายเช นเด ยวก บการกด Enter เพ อยกเล ก และออกจากโหมดป อนค า หร อโหมดแก ไข คล กเคร องหมายถ กเพ อตกลง และเคร องหมายผ ด เพ อยกเล ก และออกจากโหมด การป อนค า หร อโหมดการแก ไข กล องช อ กล องช อแสดงต าแหน งของเซลล ท พร อมใช งาน ถ าพ มพ ต าแหน งเซลล ในกล องช อ และกด Enter โปรแกรมจะไปย งต าแหน งท ระบ ท นท จากน ย งสามารถใช ก าหนดช อ ช วงของเซลล สาหร บการค านวณ หร อการใช งานอ น ๆ บทท 1 หน าจอและเมน -7- ทองจ ล ข นขาว

8 แถบสถานะ แถบสถานะแสดงโหมดการท างานในขณะน น ถ าคล กท เซลล ใดเซลล หน ง จะอย ใน โหมดพร อม โปรแกรมพร อมท จะร บการพ มพ เม อเร มพ มพ โปรแกรมจะเข าส โหมด การป อนค า และถ ากดป ม F2 หร อด บเบ ลคล กท เซลล ท ม ข อม ลจะเข าส โหมดการ แก ไข การออกจากโหมดการป อนค า หร อการแก ไขท าได โดยกดป ม Enter ช อแผ นงาน โดยปกต เม อเป ดโปรแกรมคร งแรก Excel จะม แผ นงานเตร ยมไว ให 3 แผ นงาน แต ถ าต องการมากกว าน น สามารถสร างเพ มได โดยคล กท ร ป เม อคล กขวาท ช อของแผ นงาน จะสามารถปร บแต งช อ และจ ดการแผ นงานได เช น ลบแผ นงาน เปล ยนช อแผ นงาน ระบายส แผ นงาน ตลอดจนย ายต าแหน งแผ นงาน เป นต น เค าโครงหน ากระดาษ เค าโครงหน ากระดาษ ประกอบด วยแบบปกต แบบเค าโครงหน ากระดาษ และแบบ แสดงต วอย างต วแบ งหน าตามล าด บ โดยท วไปม กจะแสดงแบบปกต ซ งจะไม แสดงขอบเขตของหน ากระดาษ ซ งม กจะม ป ญหาในการพ มพ เน องจากอาจจะม ข อม ลถ กแยกออกไปอย หน าอ น การแก ไขท า ได โดยคล กท เค าโครงแสดงต วอย างต วแบ งหน า เม อกล บมาแบบปกต จะเห น เส นประแบ งหน ากระดาษ ท าให การท างาน การจ ดพ มพ ข อม ลด ข น ภาพแสดงเส นประการแบ งหน ากระดาษ บทท 1 หน าจอและเมน -8- ทองจ ล ข นขาว

9 การใช หน าจอ Excel เบ องต น การป อนข อม ลลงเซลล ข อม ลในเซลล ม ท งต วเลขและต วอ กษร ต วเลขสามารถน าไปค านวณค าต าง ๆ ได โดยการระบ ต าแหน งของต วเลข โดยปกต ต วเลขจะจ ดช ดขวาของเซลล สาหร บ ข อความหร อต วอ กษร จะจ ดช ดซ าย ในกรณ ท ม ท งข อความและต วเลขภายในเซลล เด ยวก น Excel จะถ อว าเป นข อความ ไม สามารถน าไปค านวณได ด งน น ถ าต องการ น าต วเลขไปค านวณ ต องพ มพ ต วเลขน น ๆ ในเซลล ของต วเอง และอ างถ งในการ ค านวณ การป อนข อม ลลงใน Cell ท าได ด งน 1. น าเคอร เซอร ไปท cell A1 แล วคล ก 1 คร ง 2. พ มพ ค าว า วราวรรณ ในช อง A1 บทท 1 หน าจอและเมน -9- ทองจ ล ข นขาว

10 3. จะเห นว า ข อความท พ มพ จะปรากฏข น 2 แห ง ค อ ในช อง A1 และใน แถบ ส ตร และท ช องแถบส ตรจะเห นเคร องหมายผ ด และเคร องหมายถ กท ข างหน าต วอ กษร Fx เคร องหมายน จะปรากฏก ต อเม ออย ในสถานะหร อ โหมดการป อนค า หร อแก ไข เพ ออ านวยความสะดวกในการแก ไข เช น เม อ ต องการยกเล ก ก กดเคร องหมายผ ด Excel จะลบข อความท งหมด และออก จากโหมดการป อนค า แต ถ าถ กต องและต องการตกลง ก กดเคร องหมาย ถ ก ได อ กทางเล อกหน งในการตกลงค อ การกดป ม Enter แทนการคล ก เคร องหมายถ ก การกด Enter จะท าให โปรแกรมเล อนการท างานไปย งเซลล ต อไป แต การคล กเคร องหมายถ ก โปรแกรมจะไม เล อนไปย งเซลล ต อไป อย างไรก ตาม ถ ากดป ม Ctrl ค างไว และกดป ม Enter จะเป นการตอบตกลง และบ งค บไม ให โปรแกรมเล อนต าแหน งไปย งเซลล ต อไป ซ งเหม อนก บการ คล กเคร องหมายถ กเช นก น การเล อนต าแหน งต อไปท าให สามารถพ มพ หร อป อนข อม ลได สะดวกย งข น แต การก าหนดให ไม เล อนไปย งเซลล ต อไปม ประโยชน ในการจ ดการก บ ข อม ลท ก าล งท างาน เช นค ดลอกข อม ลในเซลล ท กาล งท างาน หร อค ดลอก โดยใช Auto fill เป นต น 4. ถ าพ มพ ผ ด และต องการลบให ใช ป ม Backspace บนแป นพ มพ จะลบจาก หล งไปหน า ท ละต วอ กษร การลบข อม ล การลบข อม ลจะท าให ข อม ลน นหายไป และข อม ลท อย ในเซลล อ นมาแทนท ด งต วอย างต อไปน 1. พ มพ ข อม ลตามต วอย างต อไปน บทท 1 หน าจอและเมน -10- ทองจ ล ข นขาว

11 2. คล กเล อก เซลล A2 3. ท แท บหน าแรก กล มเซลล คล ก ลบ 4. ข อม ลจะปรากฏ ด งน 5. จะเห นว า ช อสมศ กด หายไป และข อม ลเล อนข นมาแทนท เป นเหต ให ข อม ล ของบ คคลต าง ๆ ผ ดเพ ยนไป เช น จากข อม ลเด ม ว ศน อาย 30 เม อลบ สมศ กด ออกไป กลายเป น ว ศน อาย 50 การใช การลบข อม ลจ งต องใช ความ ระม ดระว ง อย าให เก ดข อผ ดพลาดของข อม ลตามต วอย าง การล างข อม ล การล างข อม ล เป นการล างข อม ลในเซลล ต าแหน งเซลล ย งคงอย เหม อนเด ม สามารถเล อกล างได หลายอย าง เช น ล างเฉพาะข อม ล ล างเฉพาะร ปแบบของเซลล เป นต น ด งต วอย างต อไปน บทท 1 หน าจอและเมน -11- ทองจ ล ข นขาว

12 1. พ มพ ข อม ลตามต วอย างต อไปน 2. คล กท เซลล A2 3. ท แท บหน าแรก กล มเซลล คล กล าง 4. คล กล างท งหมด จะได ผลด งน บทท 1 หน าจอและเมน -12- ทองจ ล ข นขาว

13 การค ดลอกและการวางข อม ล การค ดลอกข อม ลเม ออย ในโหมดการป อนข อความ ซ งส งเกตได จากแถบสถานะท ม มล างด านซ ายของหน าจอ หร อในขณะพ มพ ย งไม ได กดป ม Enter หร อคล ก เคร องหมายถ ก จะวางได เฉพาะเป นภาพเท าน น ไม สามารถค ดลอกข อความได ต อง ออกจากโหมดป อนข อความเส ยก อน โดยการคล กเคร องหมายถ ก หร อกดป ม Enter หร อ กดป ม Ctrl + Enter การค ดลอกและการวางข อม ลในเซลล 1. พ มพ ข อม ลในเซลล ตามตาแหน งด งภาพ 2. ใชเมาส ลากต งแต A1 ถ ง D4 (A1:D4) เพ อก าหนดบร เวณท ต องการค ดลอก (หร อ คล กเมาส ภายในบร เวณข อม ล แล วกด Ctrl + * ก ได ) 3. ท แท บหน าแรก กล มคล ปบอร ด คล กป มค าส ง ค ดลอก 4. จะเก ดเส นประ เหม อนมดเด นรอบ ๆ บร เวณท เล อก 5. น าเมาส ไปวางบร เวณท ต องการวางส วนท ค ดลอกน เช น B6 บทท 1 หน าจอและเมน -13- ทองจ ล ข นขาว

14 6. แท บหน าแรก กล มคล ปบอร ด คล กป มค าส ง วาง 7. ข อความท ค ดลอกจะมาปรากฏ ด งภาพ 8. ท ม มล างด านขวา จะเห นม ป มทางล ด (Shortcut) ให คล กท ล กศร หร อกดป ม Ctrl 9. จะเก ดต วเล อกในการวางอ กหลายล กษณะ ด งน บทท 1 หน าจอและเมน -14- ทองจ ล ข นขาว

15 วาง เป นการวางแบบปกต ถ าข อม ลท ค ดลอกเป นส ตรจะค ดลอกส ตรและม การปร บปร งการอ างอ งตามล กษณะของส ตรน น นอกจากน นย งม ต วเล อกอ น เช น วางโดยไม ม เส นตาราง หร อวางแบบสล บแถวและคอล มน วางค า เป นการค ดลอกและวางส งท เห นปรากฏในเซลล น น ๆ ถ าเซลล น นม ส ตร Excel จะต ดส ตรออกไป เหม อนการพ มพ ป อนข อความตามปกต ต วเล อกอ น ๆ สามารถวางแบบเช อมโยง หร อ วางเป นภาพ เพ อน าไปใชเป น กราฟ กประกอบโปรแกรมอ น หร อเพ อการน าเสนองาน เป นต น 10. คล กเล อกสล บเปล ยนแถวก บคอล มน จะได ข อม ล ด งภาพ 11. เม อคล กวางแล ว ถ าส งเกตด บร เวณข อม ลต นฉบ บ (A1 ถ ง D4) ย งม เส นประ ว งล อมรอบอย ให กดป ม Esc เส นประจะหายไป เป นการยกเล กบร เวณท จะ ค ดลอก การย ายข อม ล ในกรณ ท จะย ายข อม ล ให ลากแถบสว างให ครอบคล มบร เวณท ต องการย ายเส ยก อน จากน น จ งใชเมาส คล กท ขอบ แล วลากไปย งต าแน งท ต องการ ต วอย าง ท เซลล B2 ถ ง B5 (B2:B5) ม ช อ 4 ช อ ต องการย ายข อม ลน ไปย งต าแหน ง C2 ถ ง C5 ท าได ด งน 1. เล อกบร เวณข อม ลท ต องการย าย โดยใชเมาส คล กท ต าแหน ง B2 คล กเมาส ค างไว แล วลากลงมาท ต าแหน ง B5 แล วปล อยเมาส (หร อคล กท B2 แล วกด ป ม Ctrl + * ก ได ) บทท 1 หน าจอและเมน -15- ทองจ ล ข นขาว

16 2. น าเคอร เซอร ไปวางท เส นขอบ จะเห นเคอร เซอร เปล ยนร ปเป นล กศร ส ท ศทาง แสดงว าเคล อนย ายได 3. กดเมาส ค างไว แล วลากไปท ต าแหน งท ต องการย าย ในท น ค อ คอล มน C ขอให ส งเกต กรอบส เหล ยม ซ งจะเป นบร เวณท ข อม ลท ถ กย ายจะมาปรากฎ 4. ปล อยเมาส ข อม ลจะถ กย ายตามท ต องการ บทท 1 หน าจอและเมน -16- ทองจ ล ข นขาว

17 แบบฝ กห ดท 3 การย ายข อม ล ให พ มพ ข อม ลด งต อไปน ต าแหน ง ข อม ล A1 สมศ กด A2 ว ศน A3 ประท น A4 กานดา A5 ว ส ทธ ให ย ายข อม ล ไปท C4:C8 (เร มต นจาก C4 จนถ ง C8) การปร บความกว างของคอล มน ในการท างานก บ Excel ม กจะม การปร บความกว างของคอล มน ให เป นไปตาม ร ปแบบท ต องการ เช น แบบฟอร ม ตารางต าง ๆ เป นต น 1. ถ าต องการขยายความกว างหร อ ลดความกว างของคอล มน แต ละคอล มน ให น าเคอร เซอร ไปวางไว ท เส นขอบ ของคอล มน ท ต องการขยาย เม อ เคอร เซอร เปล ยนร ปร างเป นล กศร 2 ห ว ด งภาพ ให กดเมาส ค างไว แล วลาก ไปทางซ ายหร อทางขวา ได ตามต องการ 2. ถ าในกรณ ท ข อม ลต วเลขในช อง Cell ม ล กษณะ ##### แสดงว า ความ กว างของ ช อง Cell น อยไป ให น าเคอร เซอร ไปวางท ห วคอล มน และลาก ออกไป หร อด บเบ ลคล กท ห วของคอล มน ก ได บทท 1 หน าจอและเมน -17- ทองจ ล ข นขาว

18 3. ถ าต องการให ขยายความกว างของเซลล ให ครอบคล มความยาวของข อม ลใน ท กเซลล ของคอล มน น น ๆ ให น าเคอร เซอร ไปวางท บร เวณห วของคอล มน และเม อเคอร เซอร เปล ยนเป นล กศรสองห ว ให ด บเบ ลคล ก ด งภาพ จะได ความกว างของคอล มน ท ครอบคล มความยาวของข อม ลท ม ในคอล มน น น เช น 4. ถ าต องการขยายหร อหดความกว างของ คอล มน หลายคอล มน ให เท าก นท ก คอล มน สามารถท าได ด งน บทท 1 หน าจอและเมน -18- ทองจ ล ข นขาว

19 1. เล อกคอล มน ท ต องการท าให ความกว างเท าก น โดยคล กและลาก บร เวณห วคอล มน 2. ปร บความกว างของคอล มน ด งภาพ 3. เม อปล อยเมาส จะได คอล มน ท เท าก นตามท เล อก การปร บความส งของแถว การปร บความส งของแถว ท าเช นเด ยวก บการปร บความกว างของคอล มน ค อ น าเคอร เซอร ไปวางไว ท เส นระหว างแถวท ห วแถว และลากเพ อก าหนดความส ง ด ง ภาพ บทท 1 หน าจอและเมน -19- ทองจ ล ข นขาว

20 แบบฝ กห ดท 4 การก าหนดความกว าง ของ Cell 3.1 ให ท านก าหนดความกว างของ Cell ให เท าก น ด งภาพ 3.2 ให ท านก าหนดความกว างของ Cell ด งภาพ การลบคอล มน และแถว เราสามารถลบ คอล มน ท งคอล มน หร อ ลบแถวท งแถวได สมมต ว าต องการลบ คอล มน C และ D ม ว ธ การ ด งน 1. คล กเล อกคอล มน C และ D ด งภาพ บทท 1 หน าจอและเมน -20- ทองจ ล ข นขาว

21 2. ไปท แท บหน าแรก กล มเซลล และคล กค าส งลบ 3. จะเห นว าข อม ลในคอล มน C และ D จะถ กลบ และข อม ลถ ดไปจะเข ามา แทนท ด งภาพ 4. จากข อ 1 ถ ากดป ม Delete จะลบข อม ลออกเพ ยงอย างเด ยว จะส งเกตเห น ว าข อม ลในคอล มน ถ ดไป ไม ได เล อนเข ามาแทนท ด งภาพ 5. เม อลบไปแล ว แต เปล ยนใจไม ลบ ให คล กท ร ป บนแถบเคร องม อด วน บทท 1 หน าจอและเมน -21- ทองจ ล ข นขาว

22 การแทรกคอล มน และแถว บางคร ง เราอาจต องการเพ ม หร อ แทรก คอล มน ก สามารถท าได โดยข อม ลจะถ ก แยกออกไปอ ก 1 คอล มน การเพ มคอล มน ท าด งน 1. คล กท ช อของคอล มน จะเก ดแถบสว างยาวตลอดคอล มน 2. ไปท แท บหน าแรก กล มเซลล คล กค าส ง แทรก 3. คล ก 1 คร ง คอล มน ใหม จะแทรกเข าทางขวาของคอล มน ท ถ กเล อก จาก ภาพ จะส งเกตเห นว า ข อม ลเด มถ กย ายไปอ กคอล มน และช อของคอล มน จะย งคงเร ยงเหม อนเด ม 4. การแทรกแถวก ท าเช นเด ยวก น โดยคล กท ห วแถวท ต องการแทรก และไปท แท บหน าแรก กล มเซลล และคล กค าส งแทรก บทท 1 หน าจอและเมน -22- ทองจ ล ข นขาว

23 แบบฝ กห ดท 5 การเพ มแถว และคอล มน 4.1 ให พ มพ ข อความต อไปน ต าแหน ง ข อม ล B1 สมศ กด B2 สมหว ง B3 สมหมาย C1 10 C2 20 DC ให เพ มคอล มน ต อจากช อเพ อพ มพ นามสก ล และพ มพ ข อม ลต อไปน ต าแหน ง ข อม ล C1 อย เย น C2 คนเก ง C3 มาส งเน น การแบ งหน าจอ เน องจาก Excel เป น Sheet ใหญ บางท เราต องการด ข อม ลจากหลาย ๆ แห งพร อม ๆ ก น หร อ ต องการด ห วตารางเพ อท าให การกรอกข อม ลถ กต อง ด งน นเราจ งม ความจ าเป นต องแบ งหน าจอ Excel ออกเป นส วน ๆ ซ งสามารถ เล อน หร อ Scroll ด ได ท กส วน ซ งม ว ธ การด งน 1. ท ม มบนด านขวาต อจาก Scroll bar และด านล างของหน าจอ จะม แถบ สาหร บแบ งหน าจอ ด งภาพ บทท 1 หน าจอและเมน -23- ทองจ ล ข นขาว

24 แถบสาหร บแบ งหน าจอ 2. เม อน าเคอร เซอร ไปวางท ตรงน เคอร เซ อร จะเปล ยนเป นร ปล กศรสองทาง ซ งแสดงว า สามารถลากแบ งได 3. ให กดเมาส และลากแบ งหน าจอได ด งภาพ จะเห นว าสามารถเล อนแต ละส วน ได อย างอ สระจากก น ในภาพจะเห นว า คอล มน B ถ กเล อนหายไป ท าให คอล มน ช อ-สก ล และ ท อย มาอย ใกล ก น ท าให ด ข อม ลได ช ดเจนไม ต อง เล อนไปมา ส วนในแนวนอน จะเห นข อม ลถ กซ อนออกไปหลายรายการ ท า ให สะดวกในการเปร ยบเท ยบข อม ลท ม ความยาวมาก ๆ บทท 1 หน าจอและเมน -24- ทองจ ล ข นขาว

25 4. ยกเล กการแบ งหน าจอ โดยการใช เมาส ลากเส นแบ งไปเก บไว ท ด านข าง หร อด านบน-ล าง การตร งแนวหน าจอ ทางเล อกของการแบ งหน าจออ กอย างหน งค อการท าให หน าจอส วนหน งไม เคล อนไหว ซ งต างจากการแบ งหน าจอ ท หน าจอท กส วนสามารถเคล อนไหวได ด วย การใช Scroll bar แต การตร งแนวหน าจอจะท าให ส วนท ถ กตร ง ไม เคล อนท ม บทท 1 หน าจอและเมน -25- ทองจ ล ข นขาว

26 ประโยชน ในการท าให ส วนห วของตารางคงท ในขณะท ส วนท เต มข อม ลเคล อนท ไป ได เร อย ๆ การตร งแนวท าได ท งแนวนอนและแนวต ง การตร งแนวหน าจอ ไปท แท บ ม มมอง กล มหน าต าง คล กตร งแนว จะเก ด เมน ย อยให เล อก ตร งแนว จะตร งแนว ณ ต าแหน งของเคอเซอร โดยตร งท งแนวนอนและ แนวต ง ตร งแถวบนส ด เป นการตร งแนว แนวนอนแถวบนส ด ตร งคอล มน แรก เป นการตร งแนว แนวต งคอล มน แรก การยกเล กการตร งแนว ให คล กท ค าส ง ตร งแนว และคล กยกเล ก แบบฝ กห ดท 6 พ มพ ข อม ลตามข อม ลข างล างน ท าก จกรรม บทท 1 หน าจอและเมน -26- ทองจ ล ข นขาว

27 6.1 แบ งหน าจอออกเป นส ส วน 6.2 ตร งแนวแถวบนส ดและพ มพ ข อม ลเพ ม การใช Keyboard shortcut ท ควรทราบ Shortcut ความหมาย/การกระทา การพ มพ และการแก ไข Ctrl + Enter ออกจากโหมดป อนค า หร อแก ไข โดยไม เปล ยน ต าแหน งเซลล F2 แก ไขข อม ลในเซลล Alt + Enter บ งค บข นบรรท ดใหม ในเซลล เด ยวก น F12 บ นท กเป น Ctrl + C ค ดลอกเซลล ท ก าล งถ กเล อก Esc ยกเล กการค ดลอก Ctrl + V วางเซลล ท ค ดลอก Ctrl + X ต ดเซลล ท ก าล งถ กเล อก Ctrl + Alt + V ถ าม การค ดลอกข อม ลไว แล ว จะแสดงหน าต างการวาง แบบพ เศษ การเล อกเซลล Ctrl + * เล อกเซลล ท ต ดก นท งหมด เช น ม ข อม ลในเซลล A1 ถ ง A20 ขณะน เคอร เซอร อย ท เซลล A5 ถ ากด Ctrl ค างไว และ กดเคร องหมาย * บร เวณ A1 ถ ง A20 จะ ถ กเล อก ข อม ลท ไม ต ดก บข อม ลช ดน จะไม ถ กเล อก Ctrl + A เล อกพ นท ท งหมดของช ดข อม ลน น ๆ ถ ากด Ctrl + a อ กคร ง จะเป นการเล อกแผ นงานท งหมด Ctrl + Shift + ป มล กศร ขยายพ นท การเล อกเซลล จนถ งจ ดส นส ดของช ด ข อม ล (ช ดข อม ลค อบร เวณท ไม ม เซลล ว างค น) Shift + คล ก เล อกบร เวณพ นท ส เหล ยม ต งแต เซลล แรกท คล กไว ครอบคล มถ งบร เวณท คล ก เช น คล กท เซลล B5 และ ไป Shift + คล ก ท เซลล E30 บร เวณท ถ กเล อกค อ B5:E30 Shift + ป มล กศร ขยายพ นท การเล อกเซลล อ ก 1 เซลล ตามแนว ท ศทางล กศร การเคล อนท ไปย งเซลล ต าง ๆ Ctrl + G หร อ F5 เป ดหน าจอให พ มพ ต าแหน งเซลล ท ต องการไป บทท 1 หน าจอและเมน -27- ทองจ ล ข นขาว

28 Shortcut ความหมาย/การกระทา Home เล อนไปย งเซลล แรกของแถวน น ป มล กศร เล อนต าแหน งไปย งเซลล ซ าย ขวา บน ล าง ตามแนว ท ศทางล กศร Ctrl + ป มล กศร เล อนต าแหน งไปย งเซลล ร มส ดของพ นท ข อม ลช ดน น ถ าไม ม ข อม ลจะเล อนไปย งต าแหน งบนส ด ล างส ด ซ ายส ด ขวาส ด ของแผ นงาน ตามแนวท ศทางล กศร PageDown/Up เล อนต าแหน งข น-ลง คร งละ 1 หน า การจ ดการเก ยวก บไฟล Ctrl + F4 ป ดโปรแกรม Ctrl + N เป ดไฟล ใหม บทท 1 หน าจอและเมน -28- ทองจ ล ข นขาว